El tiempo es algo que tenemos y que a menudo no valoramos. Como pensamos que es ilimitado solemos malgastarlo o perderlo en actividades y tareas poco productivas. Pero el día tiene las horas que tiene, las mismas, para todos. Y si queremos obtener un mayor rendimiento y ser más productivos, debemos gestionarlo de la forma adecuada.

Los emprendedores en muchos casos se ven desbordados, por falta de una correcta gestión de su tiempo. Trabajan sin horario, muchas veces sin una oficina física, unas veces el ordenador en la mesa del comedor, otras en el cuarto de los niños,… van siempre con la sensación que no pueden perder ni un minuto, parece que todo lo que tienen que hacer es “para ayer”,….. ¿te suena alguna de estas situaciones?

Si es así, si alguna vez te has dicho “No me da tiempo de hacer todo lo que quiero”, sigue leyendo, y te dejo unos consejos, que seguro que te ayudarán a ser más productivo.

Claves de gestión del tiempo para emprendedores

Ponte un horario

Trabajar por cuenta propia hace que los emprendedores estén disponibles a cualquier hora del día para resolver dudas, atender llamadas, responder emails, etc… da igual si es lunes a las 21’00 , miércoles a las 17’00 o domingo a las 10’00.

Por eso considero que se hace necesario establecer un horario fijo, que los clientes conozcan y respetarlo, no respondiendo emails o llamadas fuera del horario marcado.

Si estamos disponibles las 24 horas, los clientes llamarán cuando tengan sus propias necesidades; eso no significa que su necesidad no pueda esperar. Alguien dijo una vez:

Tu ausencia de planificación no puede convertirse en mi urgencia

Delimita tu oficina

Para aquellos que trabajan en su domicilio, se hace necesario disponer de un espacio físico para trabajar. A ser posible en una habitación aparte de cualquier otra estancia de la casa, y si no es posible, intentar tener un espacio creado para tal fin con una mesa destinada exclusivamente al trabajo.

Hacer un listado de las tareas pendientes

Con el espacio físico definido y el horario marcado comenzaremos por organizar la agenda a corto, medio y largo plazo. Por supuesto con metas y plazos realistas.

Para ello, te aconsejo que hagas un listado de TODAS aquellas tareas pendientes que es necesario cumplir junto con la fecha límite marcada para cada una. Apuntar también las actividades rutinarias que siempre hay que llevar a cabo y el tiempo destinado a ellas, por ejemplo, responder e-mails. Dejar por escrito todo lo que tienes por hacer, te va a ayudar no sólo a planificarlo, sino también, a descargar tu mente. Ya no tendrás que recordar todo lo que tienes que hacer, y podrás concentrarte mejor en lo importante.

De todas las tareas que han sido marcadas para el presente día, prioriza primero por orden de urgencia y después por importancia.

Lo ideal, es que la mayoría de tareas o actividades sean importantes pero no urgentes. Cuándo te llega una petición urgente, identifica si realmente la urgencia de la otra persona es real y ponte manos a la obra. Si no lo es, continúa con tu orden de prioridad y encaja esta nueva tarea en el listado.

La regla de los 2 minutos

Cualquier tarea, que te vaya a ocupar menos de 2 minutos, hazla YA.

De forma rápida, te quitarás una tarea pendiente, con la satisfacción que eso da.

Enfócate

Comienza por la primera tarea pendiente que te has marcado y dedícale todo la atención posible hasta finalizarla. Enfócate en ella. Si puedes, silencia el teléfono y quita las notificaciones del correo electrónico.

Seguir con el orden del listado hasta concluir todas las tareas previstas para ese día.

Lo que menos te guste, primero

A igualdad de importancia haz las tareas que menos te gusten durante las primeras horas del día.

Los imprevistos

Los imprevistos siempre van a surgir, así que lo mejor es que dejes tiempo para ellos. Si entre una tarea y otra no dejas un tiempo de margen es muy probable que nunca termines el listado de ese día.

Aprende a decir NO

Aprende a decir “NO” a las solicitudes que tengas que no contribuyan a que consigas tus proyectos o que no tengan un interés claro para ti.

Planifica el día siguiente y desconecta

Al final del día, tómate unos minutos, y planifica las tareas a realizar el día siguiente. Con ello conseguirás dos cosas. Al día siguiente sabrás exactamente cuál va a hacer tu primera tarea, y te pondrás a ello sobre la marcha. Y por otro lado, liberarás tu mente de los “tengo que hacer” y los “no se me puede olvidar” porque ya están anotados, y así podrás desconectar y descansar.

Si este tema te parece interesante, otro día te puedo dar otras claves de organización para ser más productivos.

¿Qué te han parecido estos consejos? ¿Ya realizas alguno de ellos? Estaré encantada de leerte.