Delegar tareas es una herramienta importante para los líderes que buscan mejorar la eficiencia, el desempeño y la motivación de su equipo. Sin embargo, también es importante tener en cuenta que la delegación requiere habilidades de liderazgo y comunicación efectivas para tener éxito. Saber cómo y qué delegar, te convierte en un mejor gerente, en un mejor líder. Al hacerlo de manera efectiva, puedes mejorar la eficiencia de tu equipo y aliviar tu carga de trabajo

Delegar tareas y responsabilidades es una habilidad que los líderes deben dominar, y que cómo casi todo, también se entrena.

¿Qué es delegar trabajo?

Delegar es repartir responsabilidades y tareas a otros miembros del equipo. Puedes delegar tareas para distribuir el trabajo de manera equitativa, o porque es más relevante para las habilidades o intereses de los otros miembros del equipo, permitiéndoles asumir responsabilidades y desarrollar nuevas habilidades. De manera que tu ganarás tiempo para dedicarte a tareas más importantes, de alto impacto para tu negocio.

Con frecuencia, saber el qué y cómo delegar puede resultar abrumador. Aquí aparece, una mezcla de ego y miedos, y nos solemos decir frases del tipo: “es que yo lo hago mejor y más rápido”, “tardo menos en hacerlo yo, que en enseñar a otra persona”, “es que luego tengo que estar revisando, mejor lo hago yo directamente, y ya está”, etc… ¿Te suena?

¿Por qué es importante delegar tareas?

En el punto anterior, ya te conté algunas bondades, pero son muchos los beneficios de delegar funciones. Aquí te detallo algunos:

1. Aumenta la eficiencia: Al delegar tareas, los líderes pueden centrarse en las tareas más importantes y críticas, lo que aumenta la eficiencia y la productividad de la empresa.
2. Mejora el desempeño del equipo: La delegación de tareas permite que los miembros del equipo asuman responsabilidades y desarrollen nuevas habilidades.
3. Fomenta la autonomía y la confianza: Al permitir que los miembros del equipo tomen decisiones y resuelvan problemas por su cuenta, la delegación fomenta la autonomía y la confianza en sus capacidades, mejorando la motivación y el rendimiento del equipo.
4. Fomenta la innovación: Al permitir que los miembros del equipo aborden las tareas de manera diferente a la tradicional, la delegación puede fomentar la innovación y el pensamiento creativo.
5. Previene el agotamiento por exceso de trabajo: No debes hacerlo todo. Cómo líder de tu empresa, tu foco debe estar en las tareas que te lleven a conseguir tus objetivos, y no en esas pequeñas tareas del día a día, que te quitan tiempo y energía.
6. Reduces o eliminas el coste de oportunidad, o sea, el dinero que dejas de ingresar por estar haciendo tareas que pueden hacer otras personas, y tu concentrarte en hacer acciones que generen ingresos.

El momento ideal para delegar funciones

El momento ideal para delegar, es antes de llegar al desbordamiento de trabajo, porque cuándo llegues a ese punto, habrá caos, cansancio, y la sensación de que ponerte a explicarle el trabajo a otra persona, te hace perder tiempo.

Y al final llega esa frase que he escuchado tantas veces: “Ahora no puedo delegar, porque no tengo tiempo de enseñar a nadie. Termino antes haciéndolo yo”

🚨Mecccc, error, error…..

Aquí saltan todas las alarmas. Porque esto no es más que entrar en un bucle infinito:

• No tengo tiempo, no puedo enseñar a nadie, no tengo tiempo, mejor lo hago yo, pero no tengo tiempo….. y así podríamos estar hasta el infinito (y más allá)

Lo ideal es preparar el negocio antes de llegar a ese punto de agobio y en muchos casos caos.

Pasos para delegar tareas de manera efectiva

Delegar tareas en un negocio de manera efectiva requiere una combinación de habilidades de liderazgo, comunicación clara y una estructura organizacional sólida. Aquí te detallo cómo puedes lograrlo en 6 pasos:

1. Procesos de trabajo bien detallados.

El primer paso es tener bien definidos los procesos de trabajo de tu negocio. Te recomiendo que este paso lo hagas cuánto antes. Ahora es el momento ideal. Aunque creas que aún no ha llegado tu momento de delegar, o ya te lo estás planteando. Sea cuándo sea, ahora, es el momento de definir los procesos.

De esta forma, será mucho más sencillo que todo fluya y que las personas sobre las que recaigan las nuevas funciones, las puedan ejecutar de forma más fácil y autónoma.

2. Identifica qué trabajo delegar.

Para ello, te va a ayudar identificar tus debilidades. Esos aspectos que sabes que no se te dan muy bien, esas áreas de tu negocio en las que no eres precisamente una experta. Estoy segura que las sabes identificar perfectamente.

Esa tarea que no te gusta mucho y que notas que te quita demasiado tiempo y energía. Esa es una tarea estupenda para delegar.

3. Selecciona a la persona adecuada

Teniendo claras tus debilidades, es el momento de identificar quién las tiene cómo fortalezas en tu equipo. Considera las habilidades, la experiencia y la motivación de los miembros de tu equipo a la hora de delegar tareas. De esa manera, tu te podrás enfocar en las actividades que sean tu fuerte, mientras que otra persona te ayudará con las que no se te dan muy bien o que sientes que te resta tiempo.

4. Establece objetivos claros y comunícate de forma clara

Sé clara con lo que quieres y cuándo lo quieres. No todo el mundo puede entender con una simple instrucción lo que necesitas que haga, por lo que asegúrate de establecer objetivos claros, define con precisión lo que esperas de la persona a la que delegas la tarea. Hazle preguntas y proporciona retroalimentación constante para asegurarte de que comprenda lo que se espera de ella y que está avanzando en la tarea de la manera correcta.

5. Deja espacio para la autonomía

Una vez que hayas delegado la tarea, permite que la persona tenga cierto margen de maniobra para tomar decisiones y resolver problemas por su cuenta.

6. Revisa y evalúa el progreso

Revisa el progreso de la tarea regularmente y proporciona retroalimentación constructiva para ayudar a la persona a mejorar y cumplir con los objetivos.

Y una vez y tienes claro cómo delegar tareas, funciones y responsabilidades, llega el momento de elegir colaboradores. Pues leer cómo hacer esta elección en este artículo: "Cómo elegir colaboradores para tu negocio".

En resumen, delegar tareas, funciones y responsabilidades, es una herramienta importante para los líderes que buscan mejorar la eficiencia, el desempeño y la motivación de su equipo. Sin embargo, también es importante tener en cuenta que la delegación requiere habilidades de liderazgo y comunicación efectivas para tener éxito.